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CIO修炼之道第5讲:段尊谈集团型企业OA实施的三个阶段

河南森源集团信息管理处信息主任段尊给大家分享:企业信息化如何定位、什么时候启动信息化规划、信息化项目规划和实施过程中的经验和教训,与大家共同交流和学习。

作者:段尊来源:78CIO|2017-09-12 10:04

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《CIO修炼之道》第 5 讲

大家好,我是河南森源集团信息管理处信息主任段尊,也是《CIO修炼之道》的参与作者之一,我参与编写的主题是《企业信息化项目规划与实施实战》。

今天给大家分享的话题是企业信息化如何定位、什么时候启动信息化规划、信息化项目规划和实施过程中的经验和教训,与大家共同交流和学习。

关于企业的信息化发展阶段,行业内不同门派都有不同的说法,但是,结合企业的实际情况,有两种方式:要么邀请咨询公司做专业的信息化咨询方案,要么CIO根据自己经验摸索前行。我们主要讨论在企业预算有限的情况下,如何做信息化系统的规划和项目选型、实施、交付、运营。

一、企业信息化如何定位

在规划、建设信息化之前,企业首先应从经营战略、体制、技术、管理、企业文化、人力资源、行业环境和竞争地位等方面,进行全面的自我诊断和准确定位。只有通过专业的机构调研和梳理,确定企业信息化的关键需求、方针、范围、阶段、力度和深度等,才能很好地满足企业目前和未来发展的IT战略需求。

二、什么时候启动信息化规划

从战术上来看,企业信息化规划和分步实施策略的时机非常重要,在企业的转型阶段、高速发展阶段,或者突破发展瓶颈的阶段,都直接关系到项目的成败、市场竞争压力、信息技术链和价值链的关系,从而在关键时刻提升企业的核心竞争力,发挥信息化系统的最大价值。

三、企业信息化的IT战略项目选型和价值

目前,按照行业的统一说法,集团型企业的管控模式可以归纳为财务管控型、战略管控型和经营管控型三种主要形式。我所服务的这家企业就属于战略管控型。企业本身跨多个行业,业务分散在国内多个城市,营销扩展到了欧美市场。企业信息化的目标就是“追求协同效益”,通过OA协同办公系统打通与ERP系统、CRM系统、生产仓储和物流体系(外包)一体化,实现总部对信息流,数据流、资金流的统一协调和管控,各部门实现高效协同办公,降低企业运营成本,从而为企业创造价值。

CIO修炼之道第5讲:段尊谈集团型企业OA实施的三个阶段
集团管控模式的三种主要形式

信息化系统选型不能仅仅满足企业某个部门的业务需求,要从长远和全盘考虑,符合企业未来三年甚至更长时间的战略发展和IT战略定位。信息化只有数据共享才更有价值,所谓大数据,不是企业有多少T的存储数据,而是如何把非结构化数据通过系统平台产生关联,给予可以定义的数据标签,通过数据的查询和分析,根据不同条件自动生成对业务部门和中高层领导有价值的业务数据、财务数据、人力资源数据等数据报表。这样,大数据才更有价值,信息化才能成为企业业务部门和中高层领导获得第一手真实数据的唯一渠道和平台。信息化创造的价值决定地位,地位决定CIO在企业中的话语权和老板“有限资源”的优先分配权,所以信息化报表的价值非常重要。

四、企业信息化选型和OA项目实施的阶段性目标

首先,作为项目管理,要有总体的实施计划与里程碑

CIO修炼之道第5讲:段尊谈集团型企业OA实施的三个阶段
项目总体实施计划与里程碑

企业业务部门或中高层领导确定要做信息化(实例:OA协同办公平台),要明确信息化项目的愿景:要达到什么目标,实现哪些功能模块,将现有的供应链管理提升到什么程度。从人力资源角度,成立项目小组需要哪些人参与,具体参与的时间周期。从财务角度,如何提升供应链各部门间的协同效率,需要投入的资金预算,最终能降低多少运营和管理成本。另外,要考虑实施的成本和风险,要分几期来实施,每期要实现哪些具体功能。考虑公司的SAP ERP系统、金蝶HER系统、老的OA系统等,是继续升级还是替换,系统中已经成熟的流程表单如何导出,系统数据如何和新的OA系统对接。还要考虑和后续的CRM客户管理系统、智能化生产管理系统MES、先进的自动化仓储物流系统的对接。

集团型制造业公司的OA项目实施的三个阶段

由于行业属性和公司定位的差异,集团型制造业公司的OA项目实施分为三个阶段:

第一阶段:需求调研,规划实施蓝图;第二阶段:全面流程梳理和上线,移动信息化平台实施推广;第三阶段:系统集成开发,配合专业的培训和推广方法。

简单来说,第一阶段,要确定OA系统的基础功能,包括门户、“成熟”业务流程和知识目录三个核心要素。所谓的成熟业务流程,要有管理制度做支撑,要有公司已经制定的业务审批权责体系和明晰的业务逻辑,业务部门要认可这样的业务审批流程,并且在流程调研和梳理过程中不断优化,在审批高效和风险管控之间做好平衡。这很关键,决定着流程实施的有效和顺畅性。

门户要结合公司的网站风格,一般包括集团门户、分公司门户、报表门户、项目门户、高管门户(报表门户)、个人门户等。版面风格要统一,功能模块布局要合理,符合多数基层用户和中层管理者的实际操作需求,这很大程度上决定了系统上线后用户对此项目交付的满意度。

知识目录建议先规划一级目录,按照职能中心或部门的分法不科学,建议新的规划按照业务类别做具体的目录划分,便于公司业务部门后续的扩展和合并,知识目录多数都可以满足变更的需求。根据业务部门的不同需求规划二级目录,三级目录,建议不要超过三级知识目录。

第二阶段:全面进行流程梳理,互联网时代的OA系统要满足以下四个核心功能点:全面移动化、全面社交化、全面云端化、全面平台化。要实现以上四个功能,首先要结合移动信息化的特点,结合员工和公司中高层手机随身携带的特点,做到随时随地移动化办公。

CIO修炼之道第5讲:段尊谈集团型企业OA实施的三个阶段
OA系统的核心功能点

第三阶段,在前两阶段功能完善和稳定运行后,业务部门的需求将被进一步挖掘和满足。此时,业务部门要考虑和其它部门的对接开发,比如,和HR系统的集成开发,可以实现组织架构和人员信息的同步(OA和HR);结合域控服务器实现DLAP单点登录,凭借统一的认证中心,每个人授权一套账户和密码可以登录所有的应用系统,做到用户的便捷应用。

后端和SAP ERP系统的开发,可以弥补SAP系统对流程审批设置的不足。比如,采购订单审批流程,从SAP系统录入订单后直接从OA系统中触发审批流程,相关表单基础数据直接从SAP系统中带出。流程审批完成后,审核后的表单数据再反写回SAP系统表单中,并且在OA系统中留下审核日志记录和表单数据记录,甚至可以直接将流程转表单后导出。

CIO修炼之道第5讲:段尊谈集团型企业OA实施的三个阶段
销售订单审批流程图

今天先讲这么多,后续在第二讲中和大家进行交流,欢迎大家继续关注《CIO修炼之道》的开讲节目。

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【责任编辑:未丽燕 TEL:(010)68476606】

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